There is a German version of the data protection declaration following the English version.
Eine deutsche Version der Datenschutzerklärung folgt der englischen Version.
The responsible person within the meaning of the General Data Protection Regulation law and other national data protection laws within Germany's federal states, as well as any other provisions on data protection, is:
SCAPS GmbH
Bahnhofstraße 17
82041 Oberhaching
Germany
phone: +49 89 45 22 90 0
E-Mail: privacy@scaps.com
https://www.scaps.com
Please direct all your inquiries to the following email address:
email: privacy@scaps.com
Information on collecting your personal data in accordance with article 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR)
a) Purposes and legal framework for processing personal data
Purposes:
1. Project handling
2. Order processing / invoicing
3. Communication and technical support via e-mail, telephone or online session
4. Backup and archiving
Corresponding legal framework:
Re 1. Article 6, section 1, item b) GDPR
Re 2. Article 6, section 1, item b) GDPR
Re 3. Article 6, section 1, item b) / Article 6, section 1, item f) GDPR
Re 4. Article 6, section 1, item c) GDPR/ § 257 HGB, § 147 AO, Article 32 GDPR
b) If data processing is carried out on the basis of legitimate interest in accordance with article 6, section 1, item f) of the GDPR:
The company has the following legitimate interests in processing data: efficient handling of projects and individual support depending on delivered licenses.
c) Recipient or recipient categories (including external processor categories), to whom personal data (or continues to be) disclosed:
• Managing director (internal)
• Sales & Operations (internal)
• Technical support (internal)
• Hardware development (internal)
• Software development (internal)
• Product development (internal)
• Accounting (external)
• Support of information systems CRM and ERP (external)
d) Personal data is not transferred to a third country or state.
The personal data will be stored until the end of the use of the license, or at least with the expiration of the legally prescribed retention periods.
Find out more about your rights with regard to your personal data in the following.
The provision of personal data is legally and contractually required.
We would like to use the personal data only for the purpose for which it was collected.
Information on collecting your personal data in accordance with article 13 of the General Data Protection Regulation (GDPR):
a) Purposes and legal framework for processing personal data
Purposes:
1. Quotation
2. Communication via mail or telephone
3. Customer protection
Corresponding legal framework:
Re 1. Article 6, section 1, item b) GDPR
Re 2. Article 6, section 1, item b) / Article 6, section 1, item f) GDPR
Re 3. Article 6, section 1, item f) GDPR
b) If data processing is carried out on the basis of legitimate interest in accordance with article 6, section 1, item f) of the GDPR:
The company has the following legitimate interests in processing data: technical support and strict customer protection, if the contact is already a customer of our customer.
c) Recipient or recipient categories (including external processor categories), to whom personal data (or continues to be) disclosed:
• Managing director (internal)
• Sales & Operations (internal)
• Technical support (internal)
• Hardware development (internal)
• Software development (internal)
• Product development (internal)
• Support of information systems CRM and ERP (external)
d) Personal data is not transferred to a third country or state.
The storage period of the personal data exists until the completion of the project or the cancellation after the offer has been prepared / checked. If a request cannot currently be processed, the data will be stored until it is possible to prepare an offer. This data will only be used for the purpose of informing the person about the availability / feasibility of the request.
Find out more about your rights with regard to your personal data in the following.
The provision of personal data is required for the preparation of an offer. If a contract is concluded, the information given under "III. Fulfilment of information obligations for customers, service providers and suppliers of SCAPS GmbH" shall apply.
We would like to use the personal data only for the purpose for which it was collected.
We process the personal data of our applicants only in so far as this is necessary for the decision on the establishment of an employment relationship with us. Access to application data is only granted to employees who are entitled to make decisions. We have commissioned an external personnel service provider to pre-select the applications received according to our specifications. The selected applications are then sent to us and checked internally.
We also send application documents, which we occasionally receive directly for an open position, to our external personnel service provider for pre-selection.
The processing of application data serves the purpose of deciding on the establishment of an employment relationship.
The legal basis for the processing of personal data within the framework of pre-contractual measures for an employment contract intended with the application is Article 6, section 1, item b) GDPR in conjunction with §26 BDSG.
The personal application data will be deleted - irrespective of the outcome of the application - after six months from the date of the decision to fill the vacancy.
After a possible rejection of your application, the applicants have the possibility to agree to a storage period beyond the deletion period mentioned. The legal basis for processing beyond the above-mentioned deletion period is Article 6, section 1, item a) GDPR. In this case, applicants may revoke their consent at any time. The data will then be deleted accordingly.
We use online conference tools, among other things, for communication with our customers. The tools we use are listed in detail below. If you communicate with us by video or audio conference using the Internet, your personal data will be collected and processed by the provider of the respective conference tool and by us. The conferencing tools collect all information that you provide/access to use the tools (email address and/or your phone number). Furthermore, the conference tools process the duration of the conference, start and end (time) of participation in the conference, number of participants and other “context information” related to the communication process (metadata). Furthermore, the provider of the tool processes all the technical data required for the processing of the online communication. This includes, in particular, IP addresses, MAC addresses, device IDs, device type, operating system type and version, client version, camera type, microphone or loudspeaker and the type of connection. Should content be exchanged, uploaded, or otherwise made available within the tool, it is also stored on the servers of the tool provider. Such content includes, but is not limited to, cloud recordings, chat/ instant messages, voicemail uploaded photos and videos, files, whiteboards, and other information shared while using the service. Please note that we do not have complete influence on the data processing procedures of the tools used. Our possibilities are largely determined by the corporate policy of the respective provider. Further information on data processing by the conference tools can be found in the data protection declarations of the tools used, and which we have listed below this text.
The conference tools are used to communicate with prospective or existing contractual partners or to offer certain services to our customers (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR). Furthermore, the use of the tools serves to generally simplify and accelerate communication with us or our company (legitimate interest in the meaning of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR). Insofar as consent has been requested, the tools in question will be used on the basis of this consent; the consent may be revoked at any time with effect from that date.
Data collected directly by us via the video and conference tools will be deleted from our systems immediately after you request us to delete it, revoke your consent to storage, or the reason for storing the data no longer applies. Stored cookies remain on your end device until you delete them. Mandatory legal retention periods remain unaffected. We have no influence on the duration of storage of your data that is stored by the operators of the conference tools for their own purposes. For details, please directly contact the operators of the conference tools.
We employ the following conference tools:
TeamViewer
We use TeamViewer. The provider is TeamViewer Germany GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen. Details about data processing can be found in the TeamViewer privacy policy: https://www.teamviewer.com/en/privacy-policy/.
Execution of a contract data processing agreement
We have entered into a contract data processing agreement with the provider of TeamViewer and implement the strict provisions of the German data protection agencies to the fullest when using TeamViewer.
Microsoft Teams
We use Microsoft Teams. The provider is Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. For details on data processing, please refer to the Microsoft Teams privacy policy: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement.
Execution of a contract data processing agreement
We have entered into a contract data processing agreement with the provider of Microsoft Teams and implement the strict provisions of the German data protection agencies to the fullest when using Microsoft Teams.
We are hosting the content of our website at the following provider:
External HostingThis website is hosted externally. Personal data collected on this website are stored on the servers of the host. These may include, but are not limited to, IP addresses, contact requests, metadata and communications, contract information, contact information, names, web page access, and other data generated through a web site.
The external hosting serves the purpose of fulfilling the contract with our potential and existing customers (Art. 6(1)(b) GDPR) and in the interest of secure, fast, and efficient provision of our online services by a professional provider (Art. 6(1)(f) GDPR). If appropriate consent has been obtained, the processing is carried out exclusively on the basis of Art. 6 (1)(a) GDPR and § 25 (1) TTDSG, insofar the consent includes the storage of cookies or the access to information in the user's end device (e.g., device fingerprinting) within the meaning of the TTDSG. This consent can be revoked at any time.
Our host(s) will only process your data to the extent necessary to fulfil its performance obligations and to follow our instructions with respect to such data.
We are using the following host(s):
1&1 Internet SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland
We have concluded a data processing agreement (DPA) for the use of the above-mentioned service. This is a contract mandated by data privacy laws that guarantees that they process personal data of our website visitors only based on our instructions and in compliance with the GDPR.
The provider of this website and its pages automatically collects and stores information in so-called server log files, which your browser communicates to us automatically. The information comprises:
This data is not merged with other data sources.
This data is recorded on the basis of Art. 6(1)(f) GDPR. The operator of the website has a legitimate interest in the technically error free depiction and the optimization of the operator’s website. In order to achieve this, server log files must be recorded.
Contact formIf you submit inquiries to us via our contact form, the information provided in the contact form as well as any contact information provided therein will be stored by us in order to handle your inquiry and in the event that we have further questions. We will not share this information without your consent.
The processing of these data is based on Art. 6(1)(b) GDPR, if your request is related to the execution of a contract or if it is necessary to carry out pre-contractual measures. In all other cases the processing is based on our legitimate interest in the effective processing of the requests addressed to us (Art. 6(1)(f) GDPR) or on your agreement (Art. 6(1)(a) GDPR) if this has been requested; the consent can be revoked at any time.
The information you have entered into the contact form shall remain with us until you ask us to eradicate the data, revoke your consent to the archiving of data or if the purpose for which the information is being archived no longer exists (e.g., after we have concluded our response to your inquiry). This shall be without prejudice to any mandatory legal provisions, in particular retention periods.
Request by e-mail, telephone, or faxIf you contact us by e-mail, telephone or fax, your request, including all resulting personal data (name, request) will be stored and processed by us for the purpose of processing your request. We do not pass these data on without your consent.
These data are processed on the basis of Art. 6(1)(b) GDPR if your inquiry is related to the fulfillment of a contract or is required for the performance of pre-contractual measures. In all other cases, the data are processed on the basis of our legitimate interest in the effective handling of inquiries submitted to us (Art. 6(1)(f) GDPR) or on the basis of your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) if it has been obtained; the consent can be revoked at any time.
The data sent by you to us via contact requests remain with us until you request us to delete, revoke your consent to the storage or the purpose for the data storage lapses (e.g. after completion of your request). Mandatory statutory provisions - in particular statutory retention periods - remain unaffected.
If your personal data is processed, you are deemed a 'data subject' within the meaning of the GDPR and have the following rights.
You may ask the data controller to confirm whether any personal data concerning you is processed by us.
If this is the case, you can request the following information from the data controller:
(1) the purposes for which the personal data is processed;
(2) the categories of personal data processed;
(3) the recipient or categories of recipients the respective personal data has been shared with or continues to be shared with;
(4) the planned storage duration of the respective personal data or, if no specific information is available, the criteria for determining storage duration
(5) whether you have the right to rectification or erasure with regard to the respective personal data, the right to restriction of processing carried out by the data controller or the right to object to processing;
(6) whether you have the right to appeal to a supervisory authority;
(7) all available information regarding the origin of the data, if the personal data has not been collected from the data subject;
(8) whether an automated individual decision-making process including profiling exists in accordance with article 22, sections 1 and 4 of the GDPR and, in this case, what authoritative information is available on the logic involved, as well as the scope and intended effects of this type of processing on the data subject.
You have the right to request information regarding whether your personal data is shared with another country or state, or to an international organization. In this regard, you may request information on the appropriate guarantees in accordance with article 46 of the GDPR in relation to transfer of data.
You have the right to obtain from the data controller rectification and/or completion of your data if the processed data concerning you is inaccurate or incomplete. The data controller is required to make the correction without undue delay.
Under the following circumstances, you may request the restriction of processing of any of your personal data:
(1) if you contest the accuracy of your personal data for a period of time that enables the data controller to verify the accuracy of your personal information;
(2) if the processing is unlawful and you refuse the erasure of the personal data in favour of restricted use of the personal data;
(3) the data controller no longer requires the personal data for processing purposes, but you require it for the establishment, exercise, or defence of legal claims;
(4) You have objected to processing pursuant to article 21, section 1 of the GDPR pending verification of whether the legitimate grounds of the controller override your own.
If the processing of your data is restricted, this data will – with the exception of storage – only be processed with your consent or for the establishment, exercise of defence of legal claims or for the protection of the rights of another natural person or for reasons of important public interest of the Union or of a member state.
If you have obtained restriction of processing pursuant to the aforementioned provisions, you will be informed by the controller before the restriction of processing is lifted.
a) Erasure obligation
You may request from the data controller that your personal data be deleted without undue delay. The data controller is under obligation to delete the data without undue delay if any of the following points apply:
(1) the personal data is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or otherwise processed;
(2) the data subject withdraws consent on which the processing is based according to article 6, section 1, item a), or article 9, section 2 GDPR, and where there is no other legal ground for the processing;
(3) the data subject objects to the processing pursuant to article 21, section 1 GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or the data subject objects to the processing pursuant to article 21, section 2 GDPR;
(4) the personal data has been unlawfully processed;
(5) the personal data has to be deleted for compliance with a legal obligation in the Union or Member State law to which the controller is subject;
(6) the personal data has been collected in relation to the offer of information society services referred to in article 8, section 1.
b) Information for third parties
Where the data controller has made the personal data public and is obliged pursuant to article 17, section 1 GDPR to delete the personal data, the controller, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform controllers who are processing the personal data that the data subject has requested the erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, that personal data.
c) Exceptions
Right to erasure does not apply to the extent that processing is necessary
(1) for exercising the right of freedom of expression and information;
(2) for compliance with a legal obligation which requires processing by Union or Member State law to which the controller is subject or for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller;
(3) for reasons of public interest in the area of public health in accordance with article 9, section 2, items h), and i), and article 9, section 3 of the GDPR.
(4) for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes in accordance with Article 89, section 1 of the GDPR in so far as the right referred to in paragraph 1 is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of that processing, or
(5) for the establishment, exercise or defence of legal claims.
If you have the right to notification, erasure or restriction of processing, the data controller is required to communicate this rectification, erasure or restriction to all recipients to whom the personal data has been disclosed, unless this proves impossible or involves disproportionate effort.
You have the right to be informed by the data controller about these recipients.
You have the right to receive any personal data you have provided to the data controller in a structured, commonly used, machine-readable format. You also have the right to transmit this data to another data controller without hindrance from the controller to which you have provided your data, if
(1) the processing is based on consent pursuant to article 6, section 1, item a) of the GDPR or article 9, section 2, item a) of the GDPR or on a contract pursuant to article 6, section 1, item b) of the GDPR; and
(2) the processing is carried out by automated means.
In exercising this right, you also have the right to have the personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible. This must not adversely affect the rights and freedoms of others.
The right to portability does not apply to the processing of personal data necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the data controller.
You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of your personal data based on article 6 section 1 item e) or f) of the GDPR, including profiling based on those provisions.
The data controller will no longer process the personal data unless they demonstrate compelling legitimate grounds for processing which override your interests, rights and freedoms, or for the establishment, exercise or defence of legal claims.
If your personal data is processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to processing of your personal data for such marketing, which includes profiling to the extent that it is related to such direct marketing.
If you object to processing for direct marketing purposes, your personal data will no longer be processed for such purposes.
In the context of the use of information society services and notwithstanding Directive 2002/58/EC, you have the option to exercise your right to object by automated means using technical specifications.
You have the right to revoke your data protection consent declaration at any time. Revocation of consent does not affect the legality of any processing carried out on the basis of consent prior to revocation.
Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to complain to a supervisory authority, in particular in the member state you are a resident of, your place of work, or place of alleged infringement if you believe that the processing of your personal data violates the provisions of the GDPR.
The supervisory authority to which the complaint has been submitted must inform the complainant of the status and results of the complaint, including the possibility of a judicial remedy pursuant to article 78 of the GDPR.
Due to the dynamic development of the internet service, we may make adjustments in our privacy policy from time to time. Please therefore take the respective current version of our data protection policy into account.
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
SCAPS GmbH
Bahnhofstraße 17
82041 Oberhaching
Deutschland
Tel.: +49 89 45 22 90 0
E-Mail: privacy@scaps.com
Website: https://www.scaps.com
Bitte richten Sie alle Anfragen an die folgende Mailadresse:
email: privacy@scaps.com
Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art.13 Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO):
a) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Zwecke:
1. Projektabwicklung
2. Auftragsabwicklung / Rechnungsstellung
3. Kommunikation und technischer Support per Mail Telefon oder online Session
4. Backup und Archivierung
Entsprechende Rechtsgrundlagen:
Zu 1. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO
Zu 2. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO
Zu 3. Art. 6 Abs. 1 lit. b / Art. 6 Abs. 1 lit f DS-GVO
Zu 4. Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. § 257 HGB, § 147 AO, Art. 32 DS-GVO
b) Wenn Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO beruht:
Es handelt sich in diesem Fall um berechtigte Interessen im Rahmen der effizienten Abwicklung von Projekten und des individuellen Supports abhängig von gelieferten Lizenzen.
c) Empfänger oder Kategorien von Empfängern (inklusive Kategorien von Auftragsverarbeitern), denen personenbezogene Daten offengelegt werden:
• Geschäftsführung (intern)
• Sales & Operations (intern)
• Technical Support (intern)
• Hardwareentwicklung (intern)
• Softwareentwicklung (intern)
• Produktentwicklung (intern)
• Buchhaltung (extern)
• Support von Informationssystemen CRM und ERP (extern)
d) Die personenbezogenen Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.
Die personenbezogenen Daten werden bis zum Abschluss der Nutzung der Lizenz, bzw. mit mind. Ablauf der gesetzlich vorgegeben Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Über Ihre Rechte als betroffene Person informieren wir Sie nachfolgend.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich oder für einen Vertragsabschluss oder für individuellen technischen Support erforderlich.
Wir möchten die personenbezogenen Daten für keinen anderen Zweck weiterverarbeiten als für den, für den sie erhoben wurden.
Informationen zur Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art.13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO):
a) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Zwecke:
1. Angebotserstellung
2. Kommunikation per Mail oder Telefon
3. Kundenschutz
Entsprechende Rechtsgrundlagen:
Zu 1. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO
Zu 2. Art. 6 Abs. 1 lit. b / Art. 6 Abs. 1 lit f DS-GVO
Zu 3. Art. 6 Abs. 1 lit f DS-GVO
b) Wenn Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO beruht:
Es handelt sich um berechtigte Interessen im Rahmen der technischen Beratung und unseres strikten Kundenschutzes, falls der Kontakt bereits Kunde einer unserer Kunden ist.
c) Empfänger oder Kategorien von Empfängern (inklusive Kategorien von Auftragsverarbeitern), denen personenbezogene Daten offengelegt werden:
• Geschäftsführung (intern)
• Sales & Operations (intern)
• Technical Support (intern)
• Hardwareentwicklung (intern)
• Softwareentwicklung (intern)
• Produktentwicklung (intern)
• Support von Informationssystemen CRM und ERP (extern)
d) Die personenbezogenen Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.
Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten besteht bis zum Abschluss des Projekts oder der Absage nach Angebotserstellung/-prüfung. Kann eine Anfrage aktuell nicht bearbeitet werden, so werden die Daten so lange gespeichert, bis eine Angebotserstellung möglich ist. Diese Daten werden nur für den Zweck verwendet, die Person bei Verfügbarkeit / Realisierbarkeit der Anfrage darüber zu informieren.
Über Ihre Rechte als betroffene Person informieren wir Sie ebenfalls nachfolgend.
Die Daten sind für die Erstellung eines Angebotes erforderlich. Wird daraus ein Vertrag, so gelten die Informationen unter „III. Erbringung der Informationspflichten für Kunden, Dienstleister und Lieferanten der SCAPS GmbH“.
Wir möchten die personenbezogenen Daten nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeiten als für den, für den sie erhoben wurden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Bewerber grundsätzlich nur, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei uns erforderlich ist. Zugang zu oder Zugriff auf die Bewerbungsdaten erhalten bei uns ausschließlich entscheidungsberechtigte Beschäftigte. Wir setzen einen Personaldienstleister ein, der nach unseren Vorgaben eine Vorauswahl der eingegangenen Bewerbungen trifft. Die ausgewählten Bewerbungen werden uns zugestellt und dann intern geprüft.
Bewerbungsunterlagen, die gelegentlich direkt bei uns zu einer offenen Position eingehen, senden wir ebenfalls zur Vorauswahl an unseren externen Personaldienstleister.
Die Verarbeitung der Bewerbungsdaten dient dem Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen für einen mit der Bewerbung angestrebten Beschäftigungsvertrag ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO in Verbindung mit §26 BDSG.
Die personenbezogenen Bewerbungsdaten werden – unabhängig vom Ausgang der Bewerbung – nach Ablauf von sechs Monaten, nachdem eine Entscheidung über die Besetzung der Stelle getroffen wurde, gelöscht.
Die Bewerber haben nach einer etwaigen Absage der Bewerbung die Möglichkeit, in eine über die unten genannte Löschfrist hinausgehende Speicherdauer einzuwilligen. Rechtsgrundlage für die über die genannte Löschfrist hinausgehende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. In diesem Fall können die Bewerber die Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Daten werden dann entsprechend gelöscht.
Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet. Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten). Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung. Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden. Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.
Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:
TeamViewer
Wir nutzen TeamViewer. Anbieter ist die TeamViewer Germany GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Göppingen. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von TeamViewer: https://www.teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung/.
Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung
Wir haben mit dem Anbieter von TeamViewer einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von TeamViewer vollständig um.
Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Abschluss eines Vertrags über Auftragsverarbeitung
Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Microsoft Teams vollständig um.
Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:
Externes HostingDiese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters / der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.
Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Unser(e) Hoster wird bzw. werden Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.
Wir setzen folgende(n) Hoster ein:
1&1 Internet SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.
KontaktformularWenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Anfrage per E-Mail, Telefon oder TelefaxWenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Die von Ihnen an uns per Kontaktanfragen übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:
(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von Ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o. g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.
b) Information an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO;
(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DS-GVO.
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